Manajemen Siklus Proyek

Manajemen Siklus Proyek
Disampaikan Oleh Anung Gunawan


Apa yang dinamakan Projek ?
Proyek adalah suatu kegiatan yang mempunyai waktu tertentu dan memerlukan sumber daya (anggaran, personil).
Suatu proyek dapat terdiri atas berbagai aktivitas yang terpisah, tetapi saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai sasaran tertentu..
Ciri-ciri Proyek, antara lain :
Mempunyai sasaran yang spesifik
Terdapat batasan waktu ( jangka waktu proyek yang ditetapkan)
Sumber daya keuangan dan personil ( anggaran, staff)
Bebas dari kegiatan diluar proyek
Rancang spesifik membangun ( tempat, organisasi, siklus dll.)

80% kegagalan proyek disebabkan karena sasaran dan perencanaan lemah atau asumsi yang menyesatkan … dan bukan karena pelaksanaan yang lemah …. (Bank Dunia)
Model lain

Hasil yang tidak jelas
Implementasi dan Perencanaan berorientasi pada kegiatan
Tidak ada tanggung-jawab dan peran yang jelas
Visi jangka pendek
Dokumen proyek yang tidak logis dan tidak bertautan
Tidak ada persepsi yang sama
Lemahnya analisis situasi

Model
Manajemen Siklus Proyek (PCM):

Pendekatan tergambar jelas
Adanya indikator pada berbagai tingkatan
Analisa situasi yang selalu ditingkatkan
Pelaksanaan dan Perencanaan berorientasi sasaran
Adanya perencanaan, peran dan tanggung-jawab
Adanya monitoring dan evaluasi
Focus pada keberlanjutan
Menggunakan standar umum yang diketahui para stake holder


Sasaran Perencanaan Proyek atau Pendekatan kerangka kerja dilakukan dengan :
Analisis Stakeholer - mengidentifikasi semua stakeholder : permasalahan, ciri, peluang dan kendala-kendala
Analisa Masalah - menentukan penyebab dan efeknya
Analisa sasaran hasil - menterjemahkan permasalahan ke dalam sasaran hasil
Analisa Strategi - mengidentifikasi strategi proyek yang akan dijalankan
Logika Kerangka Kerja - menggambarkan struktur proyek, merumuskan sasaran hasil, kebutuhan peralatan dan biaya (buat Matriks Perencanaan Proyek)
Penjadwalan Aktivitas - menentukan rician kegiatan yang akan dilaksanakan, menaksir janga waktu mereka, membuat penugasan yang bertanggung-jawab
Penjadwalan Sumber daya – menentukan biaya/peralatan/personil setiap kegiatan (jadwal sumber daya)

1. Analisis Stakeholders (para pihak yang berkepentingan)
Yang berkepentingan :

karakteristik sosial, struktur ekonomi, organisasi,
sikap , persepsi :
Permasalahan & kebutuhan, tujuan :

potensi , pengetahuan pengalaman... :

pengaruh dari proyek mendukung pembalasan... :


2. Analisa Masalah
(Pohon Masalah / The Problem Tree)

Tahapan yang bertujuan untuk :
1. Meneliti situasi
2. Mengidentifikasi permasalahan utama
3. Hal negatif yang dirasakan, dan menetapkan urutan hubungan permasalahan dalam suatu hirarki


EFEK



PERMASALAHAN UTAMA



PENYEBAB

3. Analisis Sasaran

Analisis sasaran bertujuan untuk
1. Membuat gambaran situasi masa datang,
2. Identifikasi potensi penyelesaian
3. Merubah aspek negatif
yang dicapai dengan pemecahan permasalahan
Hal positif

Contoh Merumuskan Indikator
Hasil : Pertemuan Remaja Peduli lingkungan

Batasan mutu (alam sebagai indikator): pusat remaja + sekolah olah raga
Batasan yang akan diberi (siapa): batasan umur 12-20
Batasan kwantitas dan batasan waktu (berapa banyak dan kapan) : mencapai 600 pemuda dalam 18 bulan
Batasan tempat (dimana): pada 4 gereja pada klasis A dan B
* Indicator: mencapai 600 pemuda dengan umur 12-20 dari 4 gereja dalam Klasis A dan B melibatkan pusat pemuda + kegiatan olah raga selama 18 bulan pelaksanaan projek


How to formulate indicators (another example)
Result: Attitidude towards persons with HIV/AIDS changed
Define quality (nature as indicator): agreeing that “if my neigbour has HIV/AIDS, I would visit him/her”
Define benificiaries (who): ADP communities with HIV/AIDS/STI component
Define quantity and time-frame (how many and when) : XY % of community members in 3 years
Define place (where): in XY selected villages
* Indicator: XY % of community membres of all ADP communities with a HIV/AIDS/STI component in XY selected villages agreeing that “if my neighbour has HIV/AIDS, I would visit him/her”


INDICATORS harus smart


S pecific/khusus
M easurable/dapat diukur
A chievable/realistic
R elevant/gayut
T rackable/dapat ditelusuri


indikator merupakan unsur yang terukur, kuantitatif, penggolongannya jelas baik tempat dan jangka waktu.

Yang perlu selalu diingta a smart indicator harus menjawab :
How much ?
Who/for whom ?
Where?
What ?
When ?


Asumsi dan/atau Resiko
Asumsi adalah :
keadaan atau kondisi yang sangat penting yang berpengaruh ada proyek tetapi berada dilura kontrol proyek

Pentingnya membuat asumsi adalah :
• Mengetahui potensi resiko sejak perencanaan
• Melakukan pemantauan kemungkinan risiko selama pelaksanaan proyek
• Menyediakan suatu institusi yang dapat menanggung resioko misalnya : asuransi

Mematikan Asumsi dan Pra-kondisi
Apa itu “Mematikan Asumsi’ ?
‘Mematikan Asumsi ’ adalah kemungkinan kegagalan suatu proyek dan konsekuansi kegagalan sangat tinggi
Apabila a ‘killer assumption’ ada, proyek tidak perlu diteruskan atau harus dirancang ulang
Example:
Adanya hujan lebat ……

Pra - Kondisi berbeda dengan asumsi. Karena merupakan ancaman terhadap proyek tersebut.
misalnya biaya, orang yang melaksanakan, mitra kerjasama dll) proyek tidak dapat dimulai atau tidak dapat dilanjutkan